Retningslinjerne gælder for alle frivillige i henhold til Kompetance- og vederlagsmatrice, der har deres virke I Cykling Odense.
Det er det enkelte bestyrelsesmedlem, der er ansvarlig for at vurdere, om vedkommende kan være inhabil i en konkret sag. Bestyrelsen er generelt forpligtet til at være opmærksom på, om et medlem kan være inhabil, hvis vedkommende ikke selv er opmærksom på det.
Hvis man er inhabil, kan man ikke medvirke i sagens behandling og afgørelse. Konkret forlader det pågældende bestyrelsesmedlem lokalet, mens resten af bestyrelsen diskuterer og træffer beslutning i sagen.
En person er inhabil i forbindelse med behandling af sager, der vedrører personen selv eller dennes nærmeste familie eller venner. Det samme gælder, hvor personen selv eller dennes nærmeste familie eller venner direkte eller indirekte har en interesse i sagens udfald. En interesse kan være af økonomisk eller anden art.
En person, der er inhabil, kan orientere bestyrelsen om faktuelle ting til at belyse sagen forud for en drøftelse, som vedkommende ikke må deltage i. Det kan være både mundtligt og skriftligt.
Det præciseres, at man kun er inhabil, hvis der skal træffes en afgørelse – ikke, hvis der blot fremlægges information. Er en ven eller et familiemedlem inhabilt, kan den øvrige bestyrelse informere vedkommende om eksklusion fra det pågældende møde. Dette sker med en bestræbelse på at informere hurtigst muligt.
Et bestyrelsesmedlem eller en frivillig leder må ikke økonomisk stilles bedre end øvrige medlemmer, uden bestyrelsens verifisering. Verifikationen forefindes i Kompetance- og vederlagsmatrice i bemærkningsfeltet.
Version 1: Godkendt af bestyrelsen, på bestyrelsesmødet, mandag den 20. januar 2025
