|
Opgave |
Opgavebeskrivelse |
Ansvarlig (Hvis ikke relevant angives IR) |
| Valg af løbsansvarlig | Der skal udpeges en løbsansvarligt for klubmesterskaberne, som sammen med og igennem navngivene personer og i henhold til nedenstående tjekliste, sikre en professionel afvikling af klubmesterskaberme. | Bestyrelsen |
| Ansøgning hos myndigheder om afholdelse af løb |
Der skal sendes en ansøgning til politiet, hvor der søges om tilladelse til at afholde klubmesterskaber. Ansøg minimum tre måneder i forvejen. Anvend dette link: Ansøg om tilladelse til cykel- og motionsløb |
|
|
Bestilling og afhentning af skilte |
Cykling Odense råder over mange skilte hvorpå der står "Giv Agt Cykelløb". Disse forefindes under cyklebanen sammen med alt materialet fra Fyen Rundt. |
|
| Bestilling af hegn til opsætning i start/målområde samt minebånd | Sørg for transport af hegn til start/målområde, brug vores kassevogn, som kan bestilles i h.t. Politik for biler og bookning af bilerOvervej om minebånd måtte være nok. | |
|
Bestilling og afhentning af blomster |
Bestilling og afhentning af blomster finder sted hos Føtex, Middelfartvej 125, 5200 Odense V. Telefon er 63 16 40 00. Der skal bestilles buketter til vinderne i hver klasse og hver buket må kloste mellem 125,00 kr. og 150,00 kr. Der skal betales kontant ved afhentning. Refusion af beløb brug da linket: Refusion af udlæg |
|
| Bookning af kassevogen og evt. følgebil | Dette sker i h.t.: Politik for biler og bookning af biler |
|
|
Budget |
Budget for løb, udarbejdes i oktober/november året forinden som en del af arbejdet med målsætninger |
|
|
Diplomer og bærbar PC med adgang til printer |
Der skal være diplom til alle vinderne. Brug udarbejdet skabelon i Word, som kan kan downloades til skrivebord her. | |
| Fotograf | Der skal laves en aftale med en fotograf, som kan tage billeder dagen igennem. Undgå, at der bliver lagt en "million" billeder ind på Facebook. | |
|
Førstehjælp |
Det skal tilsikres at klubbens førstehjælpskasser er opfyldte og at der er sportsskadesposer i fryserummet i klubhusets køleskab.
|
|
| Sammenkomst i klubhuset |
Der skal udpeges køkkenpersonale der indkøber, tilbereder menu til deltagerne. Der er en gratis sodavand/øl til alle ryttere. Øvrige betaler via MobilPay i henhold til prisliste. Overskud fra salget går til arbejdet med børn og unge. Eventuelle udlæg refunderes, brug da linket Refusion af udlæg |
|
| Løbsspeaker og musik |
Der skal udpeges en løbsspeaker, som kan låne lydanlæg fra Skoleturneringen. Tal med Allan Poulsen herom, på telefon 51 62 42 00. Lydanlægget står ved dommerbordet på inderkredsen.
|
|
| Opsætning af rute | Se detaljeret plan herfor, i næste afsnit herunder. | |
| Pavillion |
Pavillionen, som Cykling Odense har flere af, forefindes under cykelbanen, ikke alle har adgang her, så sørg for at den er bragt til veje inden løbet. Det tager 5 - 10 minutter for fire mand at sætte pavillionen op. |
|
| Pressemeddelser |
Overvej om der en uges tid før løbet skal udsendes pressemeddelelse til en række af de fynske medier. Brug eventuelt skabelon herfor som inspiration, ved at trykke på dette link: Pressemeddelelse |
|
| Præmie/diplomoverrækkelse i klubhus | Der skal være en repræsentant fra bestyrelse eller trænere der overordnet er ansvarlig for præmie/diplomuddeling | |
| Rengøring og oprydning i klubhus efter klubmesterskaberne | Der skal udpeges minimum 4 personer til at rengøre og ryde op i klubhuset, efter klubmessterskaberne | |
| Rutekort og beskrivelse | Der skal udarbejdes rutekort og beskrivelse. Overvej om ruten fra sidste klubmestersskab, blot kan genanvendes. | |
| Sejrspodie |
Overvej om Cykling Odenses sejrspodie, som forefindes inde på cyklebanen skal anvendes. Ikke alle har adgang her, så sørg for at den er bragt til veje inden løbet. |
|
| Sociale medier |
Klubmetserskaberne kommunikeres på alle klubbens Facebookgrupper, indeholdende link til tilmelding, se Tilmelding til events i Cykling Odense |
|
|
Sponsorpræmier og afhentning af disse |
Såfremt en virksomhed ønsker at bortlodde sponsorpræmier, skal det afklares med sponsortegner om det er inden for rammerne af allerede aftalte sponsorrater. Kontakt: sponsor@cyklingodense.dk I tilfælde af at det ikke måtte være tilfældet, overlades det til sponsorudvalget at sikre at det sker i overensstemmelse med samarbejdspartner. |
Sponsorudvalget |
| Tilmelding til events i Cykling Odense | På Cykling Odenses hjemmeside er der en funktion der hedder Tilmelding til events i Cykling Odense, her beskrives arrangementet og tilmeldingsmuligheden skal publiseres dels via Facebook, men også som Nyhed og eventuel Nyhedsmail. | |
|
Udsende info til medlemmer om klubmesterskaber hvor der anmodes om hjælp og der inviteres til planlægningsmøde |
I meget god tid udsendes der invitation til planlægningsmøde. Her henvises til denne tjekliste og drejebog og der isættes link hertil.. Invitationen udsendes på alle klubbens Facebookgrupper Endvidere lægges planlægningsmødet op på Cykling Odenses begivenhedkalender
|
