Opgave

Opgavebeskrivelse

Ansvarlig

Ansøgning hos myndigheder om afholdelse af løb

Der skal sendes en ansøgning til politiet, hvor der søges om tilladelse til at afholde løb på Thorvalds Vænge og  Bolbroparken.

Anvend dette link: Ansøg om tilladelse til cykel- og motionsløb.

Bestilling og afhentning af skilte sker hos Safe Road, Hvidkærvej 33, 5250 Odense S.V. På telefon 70 30 20. Afhentning skal ske fredag inden 14.30. Skiltene lægges ved Crosskuret.

Følgende skilte skal bestilles: 

To indkørsel forbudtskilte

Bestilling og afhentning af blomster

Bestilling og afhentning af blomster finder sted hos Føtex, Middelfartvej 125, 5200 Odense V. Telefon er 63 16 40 00.

Der skal bestilles buketter til vinderne i hver klasse og hver buket må kloste mellem 125,00 og 150 kr.

Der skal betales kontant ved afhentning. Refusion af beløb brug da linket Refusion af udlæg

Bestilling af levering af hegn hos Idrætsparken

Hegn til opsætning langs Thorvalds Vænge og andre vigtige steder, bestilles hos Odense Idrætsparks vagtkontor på telefon 65 51 53 77 så leverer de en sektion med hegn, så vi slipper for at skulle bære dem så langt.

Det ene sæt hegn skal leveres ved trappen nede ved rundkørslen og det andet til venstre for indkørslen til crossskuret.

Odense Idrætspark har en elektrisk traktor som skal bestilles til weekenden i god tid inden arrangementet. Dette gøres på vagtkontoret på telefon 65 51 53 77. Før traktoren afhentes kontakt da vagtkontoret, så kommer de og låser op. Traktoren afhentes ved garageanlægget i Idrætsparken, med mindre andet aftales.

Budget 

Budget for løb, udarbejdes i oktober året forinden som en del af arbejdet med målsætninger

Dopingkontrol

Dopingmyndighederne varsler ikke deres ankomst, når de foretager dopingkontrol. Der skal være forberedt et lokale til rådighed for selve dopingkontrollen, et lokale hvor kontrollen kan foretages under privat og diskret form.

Normalvis vil Cytellet kunne anvendes til dette og det skal derfor sikres at der er nøgle til Cytellet og at et lokale er forberedt til formålet. Alternativt vil der kunne anvises et område i klubhuset hvor gardin kan trækkes for.

Førstehjælp 

Det skal tilsikres at klubbens førstehjælpskasser er opfyldte og at der er sportsskadesposer i fryserummet i klubhusets køleskab. 

Cykling Odense har et samarbejde med Dansk Folkehjælp som stiller sammariter til rådighed ved alle de former for løb, som vi arrangerer.

De skal bestilles i god tid på sammarit-odense@hotmail.com eller på telefon 70 22 02 30.

Oplys om forventet tidsforbrug, antal deltagere og varighed af løb.

Udgiftrammen er omkring 70 kr. i timen pr. samarit og der er indeholdt 1000,00 kr. på budgettet for løbet.

Husk at bestille forplejning til samaritterne.

Kan der tilbydes overnatning i Cytel

I tilfælde af at der er ledig kapasitet på Cytellet, kan der i nogle tilfælde måske tilbydes overnatningsmulighed til ryttere som kommer langsvejs fra. Kontakt Ulla Rasmussen på telefon 31 16 37 07.

Køkkenet i vores klubhus udgør kiosken, hvor der er kaffemaskiner og komfur med ovn.

Der er tradition for at der sælges:

Kaffe, the, sodavand, flaskevand, øl, hjemmebagt kage, forskellig goodies afhængig af hvad der haves på lager. Særligt populært er varm suppe.

Prisskiltet skrives i hånden, afhængig af "menukortet". Der er MobilPay, undgå kontanter. Overskud fra salget går til arbejdet med børn og unge.

Eventuelle udlæg refunderes, brug da linket Refusion af udlæg

Der skal udpeges en løbsspeaker, som i samarbejde med dommervognen kan orientere om løbets udvikling og fremkomme med oplysninger om Cykling Odense, klubbens arrangementer og klubbens sponsorer. Brug eventuelt som inspiration dette talerpapir.

Løbsspealkeren skal have adgang til (egen) PC, hvor løbets udvikling og placeringer kan følges direkte på Sportstiming.dk.

Brug en af de høje runde receptionsborder, som forefindes på cyklebanen, ikke alle har adgang her, så sørg for at det er bragt til veje inden løbet.

Løbskommisærer og tidtagning skal af tekniske årsager kunne arbejde i tørvejr. Der skal derfor opstilles en pavillion til venstre for døren indtil klubhuset.

Pavillionen, som Cykling Odense har flere af, forefindes under cykelbanen, ikke alle har adgang her, så sørg for at den er bragt til veje inden løbet.

Det tager 5 minutter for fire mand at sætte pavillionen op.

En uges tid før løbet udsendes der pressemeddelelse til en række af de  fynske medier. 

TV2 Fyn

Fyens Stiftstidende

Ugeavisen 

Fynbo-TV

Brug eventuelt skabelon herfor som inspiration, ved at trykke på dette link pressemeddelelse

Her er vist skilteplanen som er en del af tilladelsen fra politiet.

Udover publiseringen på DCU´s løbskalender skal løbet omtales en eller flere gange på følgende Facebook-platforme:

Cykling Odense

Cykling Odense Kidz-MTB

Cykling Odense MTB/Cykelcross

Danish Cross Academy

Danish Cyclocross Forum

Sponsorpræmier og afhentning af disse

Cykling Odense har indgået et samarbejde med Eventbilletten om opsøgning og udvikling af vores sponsornetværk. Såfremt en virksomhed ønsker at bortlodde sponsorpræmier, skal det afklares med Sponsorudvalget om det er inden for rammerne af aftalen med Eventbilletten.

I tilfælde af at det ikke måtte være tilfældet, overlades det til sponsorudvalget at sikre at det sker i overensstemmelse med samarbejdspartner.

Udsende info til medlemmer om crossløb hvor der anmodes om hjælp og der inviteres til planlægningsmøde

I meget god tid udsendes der invitation til planlægningsmøde. Her henvises til denne tjekliste og drejebog og der isættes link hertil..

Invitationen udsendes på følgende medier:

Cykling Odense

Cykling Odense Kidz-MTB

Cykling Odense MTB/Cykelcross

Endvidere lægges planlægningsmødet op på Cykling Odenses begivenhedkalender

Aktivitet

Beskrivelse

Ansvarlig

I ugen op til skal der på området omkring cykelbanen bankes pæle i jorden, opsættes minestrimmel og forhindringer, så den væsentlige del af arbejdet er udført, dette vil fire mand kunne klare på 3 timer.

Der skal etableres et dobbeltdepot på pladsen foran den indgang til banen som vender mod
Møllemarksvej. Materiel til etablering af depot findes i Crosskuret. Der er mulighed for tilslutning af strøm og vand.

I depotet er der tre højtryksrensere, som rytterne kan gøre brug af.

Ruten i BP skal markeres med pæle og minestrimmel, dog med åbninger på de stier som der er i Bolbroparken. Efterlad tilstrækkelihgt med minebånd ved disse åbninger, så der søndag hurtigt kan lukkes af.

Det tager 5 til 6 mand cirka 1 time, at opsætte ruten i BP.

Dommervogenen skal parkere ved indkørslen til Crossskuret, lågerne står åbne.

Her gælder det om at være mange, så kan det gøres på en time til halvanden. Alt hvad der kan krybe og gå giver en hånd med - de ting som skal ind på cykelbanen efterlades i klubhuset og bæres mandag ned på cykelbanen.

Der afsluttes med lidt godt til ganen fra kiosksortimentet  

Pavillion skal opstilles til venstre før døren indtil klubhuset og bord og stole fra klubhus skal udbæres

I nogle Cup´s kan der være pengepræmier til de første 3 -5 ryttere. I tilfælde heraf, gælder hvidvasklovens bestemmelser og rytteren signere på den af DCU´s resultatopgørelse, at de har modtaget præmiepenge.

Bær de effekter der skal på cykelbanen ned på cykelbanen.

Gennemgå klubhus og fjern eventuelt oversete/glemte effekter fra løbet. Cykling Odense har en medarbejder der tager sig af den daglige rengøring, men sikre at faciliteterne forefindes som vi selv ønsker at modtage det.