Der laves en kalender hvor alle skolernes ferie og fridage sættes på, samt øvrige events som knytter sig an til banesæsonen.

Derefter laves der en plan for hvornår der skal være cykelskole og hvornår de 4 skoleturneringer skal afvikles. Denne plan laves af Allan Poulsen, Ole Bentsen, Peter Martinusen og Finn Larsen.

Kalenderen ajourføres af WEB-master, John Smed.

Der laves ved hjælp af Budgetskabelon et budget på cykelskolen og de 4 skoleturneringer.

Der laves ansøgninger til Idrætspuljen gældende for det kommende kalenderår.

Der laves forhandlinger med GF Fonden om kontrakt gældende 1/1-31/12.

Der laves planer om hvad vi mangler af materialer m.m. og derefter ansøgninger til andre fonde.

Allan Poulsen er ansvarlig for skolearrangementernes økonomi i samarbejde med Cykling Odenses kasserer. Cykling Odenses kasserer modtager også lister på budget og bevægelser af kontoen til skolearrangementerne.

Der laves oplæg til hjælperne hvor de kan melde tilbage hvilken dage de kan deltage i skoleturneringerne. Hjælperne sender tilbage og der laves en liste med hvem der har vagterne på de forskellige skoleturneringer. Der skal bruges ca. 24 hjælpere pr. køredag, af Allan Poulsen.

Ole Bentsen laver oplæg til hjælperne til Cykelskolen.

Der sendes ud til skolerne hvornår de 4 skoleturneringer skal afvikles det kommende år efter sommerferien. Skolerne melder tilbage med deltagende klasser til de 4 turneringer. Derefter er der et stort puslespil om at få klasserne på deres ønskedatoer, af Peter Martinussen.

Man skal være klar på, at der i løbet af året kan komme ændringer i klassernes deltagelse og at man måske skal flytte rundt. Der kan også være, at man skal rundt til lidt skoler for at de kommer med deres deltagelse.

Ole Bentsen sender ud angående deltagelse i cykelskolen i samarbejde med Finn Nielsen.

Der laves morgenbrødsaftaler med Føtex i Bolbro for det kommende års skolearrangementer, af Allan Poulsen.

Ligeledes laves der aftale om frugt og drikkelse til finalerne, af Allan Poulsen.

Allan Poulsen sender invitationer til forskellige honoratiores om at komme til finalerne og være med til præmieoverrækkelserne.

Allan Poulsen bestiller medaljer ved DCU til alle 4 skoleturneringer.   

Allan Poulsen bestiller pokaler til de 4 skoleturneringer.

Der laves en liste på hvor mange gule vindertrøjer i størrelser der skal bruges til de 4 skoleturneringer, af Allan Poulsen.

Ligeledes laves en liste med den prikkede bjergtrøje.

Der laves lister med EAN numre på de forskellige skoler samt hvilken beløb skolerne skal betale pr. skoleturnering.

Denne liste sendes til Cykling Odenses kasserer der derefter i juni sender opkrævning til skolerne.

Der bestilles tøj ved GF til hjælperne.

Der bestilles drikkeflasker ved GF til hele det kommende år.

Efter hver skoleturnering laves det en afregning til hjælperne, i henhold til skatteregler herfor

Det samme sker hvert ½ år på cykelskolen.

Listerne sendes til Cykling Odenses kasserer der foretager udbetalinger på hjælpernes kontonummer.